SECRETARÍA DEL ZACATECANO MIGRANTE
COORDINACIÓN DE ARCHIVOS
PROGRAMA ANUAL DE
DESARROLLO ARCHIVÍSTICO
(PADA) 2025
Enero 2025
PRESENTACIÓN
La Secretaría del Zacatecano Migrante, consciente de la importancia que tienen los documentos y archivos para la rendición de cuentas y buen gobierno, busca fortalecer los procesos técnicos documentales, a través de promover la cultura archivística, las buenas prácticas administrativas y la mejora regulatoria en el cumplimiento de la Ley de Archivos del Estado, La Ley General de Archivos y demás normatividad que garantice el acceso a la información, su debida clasificación y su exacta identificación.
El Programa Anual de Desarrollo Archivístico (PADA) es la herramienta que permite dar seguimiento a las acciones concretas a ejercer en el periodo de un año, define las prioridades en materia de gestión documental y la administración de archivos integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles.
El PADA constituye un eje fundamental para la organización, operación y consolidación del Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría, propiciando de manera proactiva el ejercicio al derecho de acceso a la información pública, logrando esto a través de la participación conjunta entre el Área Coordinadora de Archivos, los Responsables de los Archivos de Trámite, Unidad de Correspondencia, Archivo Histórico y del Archivo de Concentración; así como de las y los integrantes del Grupo Interdisciplinario.
- Marco de referencia
La Secretaría del Zacatecano Migrante (en adelante, la Secretaría), es una Dependencia del Poder Ejecutivo del Estado de Zacatecas, cuyas ocupaciones son la implementación, coordinación y regulación de la política estatal, planes, programas y acciones en materia de migración y de atención a los migrantes zacatecanos y sus familias.
Su organización y funcionamiento están regidos por la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Constitución local, la Ley local de la materia, la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de Zacatecas, en donde a su vez se plasman las facultades aplicables.
En el marco institucional referido, resulta imprescindible impulsar y aplicar procesos de gestión administrativa y documental para los archivos en apego a la normatividad archivística vigente y aplicable, en la vertiente de regular la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos bajo resguardo de la Secretaría.
En virtud de lo anterior, la Secretaría, a través de la Coordinación de Archivos, desarrolló el presente Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2025 (en adelante, PADA 2025), estableciendo las estrategias y los objetivos para dar cumplimiento a lo estipulado en la Ley General de Archivos, y en la relativa a la materia en el orden local, para la correcta gestión gubernamental e impulsar el derecho que tiene la sociedad al conocimiento de lo público.
La Dependencia opera bajo la filosofía institucional siguiente:
Misión; es una Dependencia del Poder Ejecutivo del Estado, encargada de la atención a la población zacatecana migrante y sus familias, principalmente, radicada en los Estados Unidos de América, para tal efecto, ha desarrollado programas y servicios que beneficien a este grupo vulnerable de nuestra sociedad.
Visión; ser un área confiable del Gobierno del Estado en la que, se generen políticas publicas sustentables en favor de personas zacatecanas migrantes y sus familias, convirtiéndonos en un apoyo sólido para este grupo social.
Valores; Austeridad, Compromiso, Confiabilidad, Disciplina, Discreción, Eficacia, Empatía, Equidad, Gestión Oportuna, Honestidad, Legalidad, Pertinencia Social, Profesionalismo, Respeto, Responsabilidad, Solidaridad, Trabajo en Equipo, Transparencia, Unidad Institucional y Vocación al Servicio.
Marco normativo
- Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
- Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Zacatecas.
- Ley General de Archivos.
- Ley General de Protección de Datos Personales en Posesión de Sujetos
Obligados.
- Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley Orgánica de la Administración pública del Estado de Zacatecas.
- Ley de Archivos para el Estado de Zacatecas y sus Municipios.
- Ley de Protección de Datos Personales en Posesión de los Sujetos
Obligados del Estado de Zacatecas.
- Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de
Zacatecas.
- Reglamento Interior de la Secretaría del Zacatecano Migrante.
- Manual de Organización de la Secretaría del Zacatecano Migrante.
- Justificación
En seguimiento a las actividades del ejercicio anterior para atender los rezagos detectados y se desarrollen los procedimientos archivísticos de manera correcta, impulsando el cumplimiento normativo en materia archivística. El presente instrumento de gestión tiene como principales objetivos; Coordinar la recepción del acervo documental de la Secretaría para guardia y custodia, implementar la valoración documental para procesos de baja, conforme a la normatividad aplicable, actualizar los instrumentos de control y consulta archivística a través de la organización y clasificación de los documentos.
- Objetivo General
El Área Coordinadora de Archivo, acorde a la normatividad vigente y necesidades que establece el PADA 2025 y con la coadyuvancia del Grupo Interdisciplinario y el Sistema Institucional de Archivo, busca garantizar la organización, identificación, preservación, y conservación de los archivos a través de las buenas prácticas archivísticas que permitan cumplir con la normatividad vigente y aplicable.
- Objetivos Específicos
- Continuar capacitando al personal de la Secretaría a través de cursos y asesorías en materia archivística.
- Actualizar los instrumentos internos de control archivístico en apego a la normatividad vigente.
- Impulsar la valoración documental en el Archivo de Concentración, con el objetivo realizar bajas documentales de los expedientes cuyo ciclo de resguardo se haya cumplido de conformidad con la normatividad aplicable.
- Actualizar los inventarios documentales por Unidades productoras de información.
- Planeación
La planeación de actividades mediante el Programa, constituye un eje fundamental para el desarrollo y la actividad archivística del Sistema Institucional de Archivo de la Secretaría, se enfoca en la mejora continua para la organización, resguardo, procesos y administración documental a lo largo de su ciclo vital, así como el seguimiento de las problemáticas operativas para el cumplimiento irrestricto de la normatividad específica.
El presente instrumento archivístico tiene el objetivo de precisar las acciones y actividades a desarrollarse en el interior de la Secretaría con el objetivo de atender las necesidades y prioridades planteadas en el presente PADA 2025.
Con el objetivo de propiciar la homogenización y sistematización archivística, a través de los procesos de gestión del Sistema Institucional de Archivos de la
Secretaría, se implementarán los siguientes proyectos:
- Programa de capacitación anual en materia archivística.
- Actualización de instrumentos de consulta archivística y desarrollo de instrumentos archivísticos.
- Impulsar la valoración documental en el Archivo de Concentración, con el objetivo realizar bajas documentales de los expedientes cuyo ciclo de resguardo se haya cumplido de conformidad con la normatividad aplicable.
- Actualización de inventarios documentales de todas las áreas productoras de Información.
4.1 Programa de Capacitación Anual en Materia Archivística.
Objetivo. Promover el fortalecimiento de una cultura archivística dentro de la Secretaría del Zacatecano Migrante, a través de capacitaciones dirigidas a las y
los servidores públicos que integran la dependencia.
Responsable. Elizabeth Abarca Hurtado / Coordinadora de Archivos de la Secretaría del Zacatecano Migrante del Gobierno del Estado de Zacatecas.
Estrategia. Implementar y desarrollar un programa de capacitación para el ejercicio fiscal 2025., que figure como una herramienta para el desarrollo de las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos, a fin de implementar las disposiciones reglamentarias en materia de gestión documental y ministración de archivos.
Necesidades del Proyecto
Recursos Humanos
| Tabla de descripción de funciones | |||
| Cargo | Responsable | Descripción de la responsabilidad | Tiempo semanal destinado al proyecto
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| Coordinadora de Archivos | Elizabeth Abarca Hurtado | -Solicitar a la Dirección General de Archivos que se impartan capacitaciones al interior de la Secretaría.
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3 horas |
| Enlace Unidad de Informática | Carlos Eduardo Ríos Valadez | Facilitar las herramientas tecnológicas necesarias para que se lleven a cabo las capacitaciones.
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3 hora |
| Enlace administrativo | Estrella Arleth Reyes Carlos | -Proveer insumos necesarios para el desarrollo del Programa.
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1 hora |
| Responsables de los archivos de trámite (RAT) | –Fátima Alejandra Castañeda Duarte
-Carlos Alejandro Gamboa Esquivel -Omar García Méndez -María Alejandra Apango Gutiérrez -Fátima Jocabeth Escobedo Muñoz -Cecilia Jasso Carrillo -Diana Ponce Morales -Hannia Yaxvé Contreras Rivera
|
-Participar en las capacitaciones en temas archivísticos dirigidas al personal de la Secretaría | 8 horas |
| Responsable de Archivo de concentración(RAC) | Eduardo Ortíz Espinoza | -Participar en las capacitaciones en temas archivísticos dirigidas al personal de la Secretaría | 8 horas |
| Responsable de Archivo Histórico (RAH) | Gabriela Espinosa Iturralde | -Participar en las capacitaciones en temas archivísticos dirigidas al personal de la Secretaría | 3 horas |
Recursos Materiales
| Tabla de descripción de requerimientos | |||
| Cantidad | Descripción | Precio Unitario | Total |
| 1 | Equipo de cómputo | N/A | N/A |
| 1 | Proyector | N/A | N/A |
| 1 | Liga de conexión para plataforma virtual. En su caso, licencia para la aplicación de videoconferencia.
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– | – |
| 1 | Papelería
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– | – |
Ejecución del proyecto
Cronograma de capacitaciones
| Actividades a desarrollar | MES | |||||||||||
| ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC | |
| Diseñar un programa de capacitación anual. | ||||||||||||
| Coordinar el programa de capacitación anual con la Dirección General de Archivos del Estado de Zacatecas.
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| Implementar el programa de capacitación anual de conformidad a lo establecido en la planeación del PADA 2024.
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4.2 Actualización de Instrumentos de Consulta Archivística y Desarrollo de Instrumentos Archivísticos.
Objetivo. Actualizar los instrumentos de control archivístico con la finalidad de estar al día en la gestión documental que determine el uso, tratamiento y disposición final de la documentación institucional.
Responsable. Elizabeth Abarca Hurtado / Coordinadora de Archivos de la Secretaría del Zacatecano Migrante del Gobierno del Estado de Zacatecas.
Estrategia. Impulsar a los Responsables de Archivo de Trámite sobre la importancia de mantener actualizados los instrumentos de control y de consulta de la documentación que se produce, clasifica y conserva a nivel institucional.
Necesidades del Proyecto
Recursos Humanos
| Tabla de descripción de funciones | |||
| Función | Responsable | Descripción de la responsabilidad | Tiempo destinado al proyecto |
| Coordinadora de Archivos | Elizabeth Abarca Hurtado | Coordinar las actividades inherentes a la elaboración y actualización de los instrumentos de control archivístico.
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30 horas |
| Responsables de los archivos de trámite (RAT) | –Fátima Alejandra Castañeda Duarte
-Carlos Alejandro Gamboa Esquivel -Omar García Méndez -María Alejandra Apango Gutiérrez -Fátima Jocabeth Escobedo Muñoz -Cecilia Jasso Carrillo -Diana Ponce Morales -Hannia Yaxvé Contreras Rivera |
-Participar en la elaboración y actualización de los Instrumentos de Control Archivístico.
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30 horas
|
| Responsable de Archivo de concentración(RAC) | Eduardo Ortíz Espinoza | Recibir y Conservar las transferencias.
Mantener el orden dentro del archivo de concentración |
30 horas |
| Responsable de Archivo Histórico (RAH) | Gabriela Espinosa Iturralde | Recibir transferencias secundarias.
Actualizar los inventarios. |
10 horas |
| Órgano Interno de Control | Sandra Yadira Ramírez Macías | Coadyuvará con la Coordinación de Archivos, en promover el cumplimiento del plan de trabajo establecido en el ejercicio.
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30 horas |
| Grupo Interdisciplinario de la Secretaría del Zacatecano Migrante | -Oscar Gabriel Campos Campos
-Cecilia Jasso Carrillo -Carlos Eduardo Ríos Valadez -Hannia Yaxvé Contreras Rivera – Fabiola Ruíz Luna -Javier de León Rivera -Estrella Arleth Reyes Carlos -Silvia Ivonne Delgado Molina -Miriam Yanil Rodríguez García -Fuensanta del Rocío Santacruz Rosales -Diana Ponce Morales |
Coadyuvar en el establecimiento de los Valores Documentales, Vigencias, plazos de conservación y
disposición documental durante el proceso de elaboración de los instrumentos de control. |
12 horas |
Cronograma de actividades
| Actividades a desarrollar | MES | |||||||||||
| ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC | |
| Diseñar un programa de capacitación anual. | ||||||||||||
| Coordinar el programa de capacitación anual con la Dirección General de Archivos del Estado de Zacatecas.
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| Actualizar los instrumentos de control archivístico
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4.3 Valoración documental en archivo de concentración de la Secretaría.
Objetivo. Regular la valoración documental en el Archivo de Concentración, con el objetivo de realizar bajas documentales de los expedientes cuyo ciclo de resguardo se haya cumplido de conformidad con la normatividad aplicable.
Responsable. Elizabeth Abarca Hurtado / Coordinadora de Archivos de la Secretaría del Zacatecano Migrante del Gobierno del Estado de Zacatecas.
Estrategia. Crear un calendario que permita a los Responsables de Archivo de Trámite determinar y clasificar los documentos resguardados para conocer su ciclo de vida.
Necesidades del Proyecto
Recursos Humanos
| Tabla de descripción de funciones | |||
| Función | Responsable | Descripción de la responsabilidad | Tiempo destinado al proyecto |
| Coordinadora de Archivos | Elizabeth Abarca Hurtado | Coordinar las actividades inherentes a la valoración documental en el archivo de concentración.
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70 horas |
| Responsables de los archivos de trámite (RAT) | –Fátima Alejandra Castañeda Duarte
-Carlos Alejandro Gamboa Esquivel -Omar García Méndez -María Alejandra Apango Gutiérrez -Fátima Jocabeth Escobedo Muñoz -Cecilia Jasso Carrillo -Diana Ponce Morales -Hannia Yaxvé Contreras Rivera |
Revisar las fechas de caducidad de los expedientes para realizar las bajas documentales necesarias. | 70 horas
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| Responsable de Archivo de concentración(RAC) | Eduardo Ortíz Espinoza | Realizar inventario general de documentos resguardados en el archivo de concentración. | 30 horas |
| Responsable de Archivo Histórico (RAH) | Gabriela Espinosa Iturralde | Verificar si dentro de la información que se va a valorar existen documentos históricos de la Secretaría. | 10 horas |
| Órgano Interno de Control | Fabiola Ruíz Luna
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Coadyuvará con la Coordinación de Archivos, en promover el cumplimiento del plan de trabajo establecido en el ejercicio.
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30 horas |
| Grupo Interdisciplinario de la Secretaría del Zacatecano Migrante | -Oscar Gabriel Campos Campos
-Cecilia Jasso Carrillo -Carlos Eduardo Ríos Valadez -Hannia Yaxvé Contreras Rivera -Fabiola Ruiz Luna -Javier de León Rivera -Estrella Arleth Reyes Carlos -Silvia Ivonne Delgado Molina -Miriam Yanil Rodríguez García -Fuensanta del Rocío Santacruz Rosales -Diana Ponce Morales |
Coadyuvar en la valoración de la información, de acuerdo a lo establecido referente a los Valores Documentales, Vigencias, plazos de conservación,
disposición documental. |
12 horas |
Cronograma de actividades
| Actividades a desarrollar | MES | |||||||||||
| ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC | |
| Diseñar un programa de trabajo anual | ||||||||||||
| Coordinar y acordar con los RAT la manera en la que se va a realizar la valoración documental.
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| Realizar valoración documental en el Archivo de Concentración, con el objetivo de realizar bajas documentales de los expedientes cuyo ciclo de resguardo se haya cumplido de conformidad con la normatividad aplicable.
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4.4 Actualización de inventarios documentales de todas las áreas productoras de Información.
Objetivo. Mantener actualizados los inventarios de todos los documentos generados por La Secretaría para así asegurar la organización, identificación, preservación, y conservación de los archivos
Responsable. Elizabeth Abarca Hurtado / Coordinadora de Archivos de la Secretaría del Zacatecano Migrante del Gobierno del Estado de Zacatecas.
Estrategia. Fomentar en el personal la actualización constante de sus archivos para un correcto manejo de los mismos.
Necesidades del Proyecto
Recursos Humanos
| Tabla de descripción de funciones | |||
| Función | Responsable | Descripción de la responsabilidad | Tiempo destinado al proyecto |
| Coordinadora de Archivos | Elizabeth Abarca Hurtado | -Coordinar las actividades inherentes a la actualización de los inventarios documentales. | 50 horas |
| Responsables de los archivos de trámite (RAT) | –Fátima Alejandra Castañeda Duarte
-Carlos Alejandro Gamboa Esquivel -Omar García Méndez -María Alejandra Apango Gutiérrez -Fátima Jocabeth Escobedo Muñoz -Cecilia Jasso Carrillo -Diana Ponce Morales -Hannia Yaxvé Contreras Rivera |
-Actualizar cada tiempo determinado todos los inventarios documentales de su área.
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40 horas
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| Responsable de Archivo de concentración(RAC) | Eduardo Ortíz Espinoza | Actualizar el inventario general de documentos de acuerdo a la información recibida de los RAT. | 30 horas |
| Responsable de Archivo Histórico (RAH) | Gabriela Espinosa Iturralde | Verificar si dentro de la información que se va a resguardar existen documentos históricos de la Secretaría. | 10 horas |
Cronograma de actividades
| Actividades a desarrollar | MES | |||||||||||
| ENE | FEB | MAR | ABR | MAY | JUN | JUL | AGO | SEP | OCT | NOV | DIC | |
| Diseñar un programa de trabajo anual | ||||||||||||
| Acordar con los RAT la frecuencia con la que se deberán presentar actualizaciones de los inventarios.
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| Actualización de inventarios | ||||||||||||
- Alcance
El presente Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2025, será de observancia general para los archivos de trámite, archivo de concentración y archivo histórico a fin de fortalecer el Sistema Institucional de Archivos de la Secretaría del Zacatecano Migrante del Gobierno del Estado de Zacatecas, mediante la correcta gestión documental y la administración de archivos de conformidad con la normatividad aplicable en materia de archivos. Atiende las actividades de los objetivos específicos, así como las necesidades observadas durante el ejercicio 2023.
- Entregables
- Oficio de solicitud para capacitaciones, oficio de invitación a integrantes de Grupo Interdisciplinario y Sistema Institucional de Archivo de la Secretaría, listas de asistencia.
- Cuadro General de Clasificación Archivística
- Catálogo de Disposición Documental
- Inventarios de archivo de trámite.
- Actividades
- Programar capacitaciones para los RAT, y demás integrante del Sistema.
- Actualización de instrumentos de control archivístico.
- Valoración documental en archivo de concentración de la Secretaría.
- Actualización de inventarios documentales de todas las áreas productoras de Información.
- Recursos Financieros
La Coordinación Administrativa será el área encargada de cubrir los gastos que se generen en todas las actividades programadas.
- Recursos Materiales
La Coordinación Administrativa será el área encargada de suministrar lo que se requiera para llevar a cabo todas las actividades programadas.
- Tiempo de implementación
El PADA 2025 es una herramienta de carácter archivística que define las acciones y actividades a desarrollar, así como los plazos de cumplimiento y recursos considerados para la ejecución de cada una de éstas, lo anterior determina el tiempo de implementación de las actividades y su calendarización.
Para la ejecución de las actividades que integran el Programa Anual de Desarrollo Archivístico 2025, se establece un Cronograma de Actividades de conformidad con la normatividad vigente, mismo que fungirá como una herramienta para el control y cumplimiento de los objetivos planteados.
- Cronograma de Actividades
Los cronogramas vienen desglosados en cada uno de los proyectos programados.
- Costos
La Secretaría, a través de su Coordinación Administrativa, proveerá y asumirá los costos que se desprendan de las actividades archivísticas, salvo capacidad presupuestaria.
ADMINISTRACIÓN DEL PADA
13.1. Planificar las Comunicaciones
Las acciones desprendidas desde la Coordinación de Archivos de la Secretaría del Zacatecano Migrante se efectuarán de manera vinculada con las áreas operativas de la Dependencia, con el objetivo de establecer canales de comunicación interna, intercambio de información registrada a través de documentación oficial interna, en soporte físico y electrónico, para permitir el adecuado seguimiento a los trabajos y dejar testimonio documental de las actividades.
Asimismo, el intercambio de comunicación que la coordinación de archivos efectúe con otras áreas involucradas en el desarrollo de estos trabajos será a través de los canales institucionales.
13.2 Reporte de avances
De conformidad con la fecha periódica que se determine para tal efecto.
13.3 Control de cambios
A efecto de dar seguimiento al Programa de Trabajo establecido por la Coordinación de Archivos, se revisará el cumplimiento del Cronograma de Actividades del Ejercicio Fiscal 2025, a fin de identificar y evaluar los ajustes correspondientes y de adecuar las modificaciones a los resultados definidos.
- Planificar la gestión de riesgos
| IDENTIFICACIÓN, ANÁLISIS Y CONTROL DE RIESGOS | ||||
| Actividades | Riesgo Identificado | Factor de Riesgo | Control de Riesgos | Nivel de Riesgos |
| Gestionar tres capacitaciones para los responsables de archivo de trámite de la Dependencia | Que no se lleven a cabo las capacitaciones. | Carga de trabajo de los integrantes del Sistema.
Cancelación por parte de los capacitadores.
Falta de espacio y herramientas tecnológicas para brindar la capacitación.
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Elaboración de cronograma anual de capacitaciones, y difusión a todo el personal de la Secretaría.
Solicitud de las capacitaciones a la Dirección General de Archivos.
Solicitud mediante oficio a la Coordinación Administrativa y |
Bajo |
| Actualización de Instrumentos de Control Archivístico | Validación del mecanismo propuesto por parte de los integrantes del SIA.
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Seguimiento en sesiones de trabajo para su validación. | Solicitar mediante oficio actividades inherentes al tema. | Bajo |
| Implementar la valoración documental en el Archivo de Concentración, con el objetivo de determinar la conservación permanente o baja documental de los expedientes cuyo ciclo de resguardo se haya cumplido | No contar con el inventario actualizado en el archivo de concentración. | Seguimiento en la valoración documental | Hacer un reporte cada 4 meses de los archivos que ya cumplieron su vigencia documental, para tramitar su baja. | Medio |
| Actualización de inventarios | No contar con un adecuado control, localización y registro de la documentación generada | Carga de trabajo de los RAT | Programar con anticipación las fechas en que se realizaran revisiones a los inventarios. | Medio |
Sujeto a cambios de la normatividad por cambios en la Legislación, los trabajos propios de entrega- recepción de la Administración Pública del Poder Ejecutivo del Estado de Zacatecas; cambios naturales en un cambio de administración gubernamental, rotación de personal, disponibilidad de la agenda de la Dirección General de Archivos del Estado de Zacatecas para la efectuación de
las capacitaciones programadas.
Zacatecas, Zacatecas, enero de 2025.
Glosario
Aportaciones: Escritos o peticiones que se reciban posteriormente al inicio o conclusión de un expediente.
Archivo: Conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de las actividades de la Secretaría.
Archivo de Trámite: Área administradora de los expedientes activos. Unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano, necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa, hasta su transferencia primaria.
Archivo de Concentración: Área administradora de los documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que le transfieren los archivos de trámite. Es la Unidad Responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica y que permanecen en ésta hasta su eliminación o transferencia secundaria, según corresponda.
Archivo Histórico: Área administradora de la documentación con valor histórico que se encarga de organizar, conservar, describir y divulgar la memoria documental que es testimonio de la función y evolución de la SEZAMI.
Área Coordinadora de Archivos: Instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos.
Catálogo de Disposición Documental (CADIDO): Registro general y sistemático que muestra la clasificación, nombres de las series documentales los valores de estas, la vigencia documental y el destino final de los documentos de archivo.
Cuadro General de Clasificación Archivística: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado.
Desincorporación: Trámite de separación de los documentos de comprobación administrativa inmediata y apoyo informativo, siempre y cuando haya prescrito su tiempo de guarda.
Fichas Técnicas de Valoración Documental: Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental.
Gestión documental: Tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación.
Grupo interdisciplinario: Conformado por el titular de la Coordinación de Archivos; Titulares de las diferentes áreas que conforman la Secretaría; los titulares del Órgano Interno de Control; las áreas responsables de la información, así como el Responsable del Archivo Histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental;
Responsable del Archivo de Concentración: Servidor público nombrado por el titular de la Secretaría, con conocimientos en archivística, encargado del acervo documental semiactivo.
Responsable del Archivo de Trámite: Servidor público nombrado por el titular de cada Unidad Responsable, encargado del acervo documental en la unidad administrativa de su adscripción.
Responsable del Archivo Histórico: Servidor público nombrado por el titular de la Secretaría con conocimientos en archivística, encargado del acervo documental con valores secundarios.
Sistema Institucional de Archivos: Refiere al conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística, de acuerdo con los procesos de gestión documental.
Transferencia: Refiere al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico.
Valoración documental: Refiere a la actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales; es decir, el estudio de la condición de los documentos que les confiere características específicas en los archivos de trámite o concentración, o evidénciales, testimoniales e informativos para los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales y, en su caso, plazos de conservación, así como para la disposición documental.
